Kelompok 4

Microsoft Exel

Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu:

1.      Row heading

2.      Column heading

3.      Cell pointer

4.      Formula Bar

a.       Menggunakan penunjuk sel (cell pointer)

Cell pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksu dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakkan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat manggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard.

b.      Mengenal Formula

Formula adalah fasilitas excel 2007 berupa persamaan yang dapat melakukan opersi perhitungan nilai pada data pada worksheet. Dalam hal penulisan, formula selalu diawali dengan tanda sama dengan (=), ini merupakan syarat penulisan sebuah formula.

1)      Menggunakan Rumus (Formula)

Rumus merupakan bagian terpenting dari program Microsoft Excel, karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah:

·         + (tanda plus), artinya penjumlahan, misalnya =7+8

·         - (tanda minus), artinya pengurangan, misalnya = 85-19

·         * (tanda bintang), artinya perkalian, misalnya = 10*5

·         / (tanda garis miring), artinya pembagian, misalnya =3/3

·         % (tanda persen), artinya persentase, misalnya 100%

·         ^(tanda sisipan), artinya, pemangkatan, misalnya =3^2

2)      Menggunakan Function Library

Pada aplikasi Excel 2010, Function Library bisa Anda temukan pada ribbon didalam tab Formulas. Isinya berupa seperangkat tombol-tombol perintah penggunaan fungsi yang terbagi kedalam beberapa kategori spesifik seperti misalnya fungsi yang berhubungan dengan akunting dan keuangan dimuat dalam kategori Financial, fungsi yang berhubungan dengan operasi matematika dimuat dalam kategori Math & Trig, dan demikian seterusnya.

Selain tombol-tombol perintah yang spesifik untuk kategori fungsi tertentu, dalam group Function Library ini terdapat beberapa tombol perintah lain yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah penulisan formula, yaitu:

·         Insert Functions: Jika Anda klik maka akan ditampilkan kotak dialog Insert Function yang berisikan seluruh fungsi yang ada berikut kategorinya. Anda tinggal memilih fungsi yang sesuai untuk langsung menggunakannya. Fasilitas pencarian juga disediakan dalam kotak dialog ini untuk membantu Anda mencari fungsi tertentu secara cepat.

·         AutoSum: Tombol ini bisa Anda gunakan untuk menuliskan fungsi-fungsi dasar yang umum digunakan.

·         Recently Used: Berisikan daftar fungsi-fungsi terakhir yang pernah Anda kerjakan.

3)      Menuliskan Formula Secara Manual

Selain dengan bantuan Function Library, Anda juga dapat menuliskan formula berikut argumen-argumen yang menyertainya secara manual.

Mengingat banyaknya pengguna Excel yang lebih memilih penulisan formula secara manual maka pada beberapa versi Excel yang terakhir (2007 / 2010 / 2013), Microsoft pun memberikan fitur-fitur bantuan untuk mempermudah penulisan formula secara manual ini. Fitur-fitur bantuan ini diantaranya adalah:

·       Intellisense: Fitur ini merupakan sebuah fitur AutoComplete yang akan menjaga penulisan nama fungsi dari kesalahan ketik sekaligus mempercepat Anda dalam menuliskan nama fungsi yang akan digunakan. Sebagai contoh misalkan Anda hendak menggunakan fungsi SUM, maka didalam sel Anda tinggal mengetikan tanda “=” diikuti huruf “S”. Perhatikan bahwa Excel akan menampilkan daftar semua nama fungsi yang berawalan huruf S. Berikutnya dari daftar tersebut Anda tinggal klik-ganda pada nama fungsi SUM untuk memuatnya pada formula bar.

·       Keterangan Penulisan Argumen: Setelah Anda memilih nama fungsi, berikutnya Excel akan memberikan bantuan informasi tentang argumen-argumen untuk fungsi tersebut. Sebagai contoh pada gambar berikut ini, dapat dilihat argumen-argumen yang digunakan pada fungsi VLOOKUP, yaitu lookup value, table_array, dst.

c.       Menggunakan Fungsi

Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umummnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

Fungsi IF merupakan fungsi logika, yang artinya suatu nilai mempunyai syarat dan dapat bernilai benar jika syarat terpenuhi serta bernilai salah jika syarat tidak terpenuhi. Secara umum rumus fungsi IF dalam Microsoft Excel adalah sebagai berikut :

             IF(LoØgical_Test;Value_if_True;Value_if_false) atau

           IF(Syarat;Hasil_Jika_Syarat_Terpenuhi;Hasil_Jika_Syarat_Tidak_Terpenuhi)Ø

Dimana:

             logical_test merupakan syarat dari§ percabangan.

             value_if_true merupakan nilai jika§ syarat percabangan terpenuhi.

             value_if_false merupakan nilai jika§ syarat percabangan tidak terpenuhi.

Langkah-langkah untuk menyelesaikannya melalui function wizard adalah sebagai berikut :

·         Klik pada sel D3.

·         Klik dari menu Klik Insert - > Function , kemudian muncul window seperti ini , pilih Fungsi IF, klik OK

·         Ubah setting pada window fungsi IF seperti berikut :

Pada Logical Test ditulis C3 > 50 adalah karena di sel C3 lah letak dari nilai yang akan dilakukan penyeleksian. Ketikkan syaratnya pada isian logical_test, misalnya C3>50, yang artinya jika data di cell C3 lebih besar atau sama dengan 50 maka bernilai benar dan jika kurang dari 50 maka bernilai salah. Ketikkan teks “Lulus” pada isian value_if_true, yang artinya jika pada logical_test bernilai benar maka teks ini yang akan dihasilkan/dikeluarkan. Ketikkan teks “Tidak Lulus” pada isian value_if_false, yang artinya jika pada logical_test bernilai salah maka teks ini yang akan dihasilkan/dikeluarkan.

·         Klik OK. Copy-kan formula ke sel dibawahnya.

Coba buat tabel seperti pada gambar diatas, dengan mengosongkan data keterangan karena akan diisi menggunakan rumus fungsi IF.

=IF(C3<=50;”Tidak Lulus”;”Lulus”)

Kemudian tekan enter untuk melihat hasilnya, setelah terlihat hasilnya coba copy kan rumus Setelah selesai coba masukan rumus berikut ini pada sel D3 tersebut untuk sel D4 sampai dengan D7. Fungsi IF diatas adalah fungsi IF sederhana,  kita bisa menggabungkan beberapa fungsi bersamaan dengan Fungsi IF.

4)      Beberapa fungsi yang sering digunakan

Fungsi Average (...)

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =AVERAGE (number1,number2,...) dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.

Ada pula operator referensi yang digunakan pada range atau penggabungan beberapa referensi.

·         : (titik dua), untuk menunjukkan sebuah referensi pada semua cell yang terdapat di atara kedua referensi. Contoh E15:E30

·         , (koma), untuk menggabungkan beberapa referensi menjadi satu referensi. Contoh (AVERAGE(A15,C5:C15))

Terdapat pula operator perbandingan yang digunakan untuk membandingkan antara dua nilai, berikut operator yang digunakan untuk perbandingan.

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan drajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).

·         =   (tanda sama dengan)

·         >   (Tanda lebih dari)

·         <   (tanda kurang dari)

·         >= (tanda lebih dari sama dengan)

·         <= (tanda kurang dari sama dengan)

·         <> (tanda tidak sama dengan)